Een sportevenement organiseren in 6 eenvoudige stappen

Een evenement organiseren betekent dat er een hoop op je afkomt en dat je organisatietalent op de proef wordt gesteld. Niet voor niets zijn er complete studies gewijd aan het organiseren van sportevenementen! Toch kun je met een beetje hulp zelf een topevenement wegzetten waar nog lang over nagepraat zal worden. In positieve zin dan. Gebruik de onderstaande 6 stappen om jouw sportevenement vorm te geven.

Stap 1: je evenement organiseren aan de hand van praktische vragen

• Wat voor sportevenement ga je organiseren?
• Welke materialen heb je daarvoor nodig?
• Waar ga je het evenement organiseren?
• Wat is het budget?
• Wat is het doel van het evenement?

Stap 2: een datum kiezen

Een datum kiezen lijkt eenvoudig maar dat kan in de praktijk nog best tegenvallen. Ken je dat, wanneer je met meer mensen een afspraak probeert te maken is er altijd wel iemand die niet kan? De één gaat op vakantie, de ander heeft een tandartsafspraak. Weer een ander heeft een blessure en nog iemand anders ziet thuis met een ziek kind. Het is lastig om een geschikte datum te prikken, dus zorg ervoor dat je hier ruim van tevoren mee begint en deelnemers en toeschouwers duidelijk op de hoogte stelt. Het liefst via meerdere kanalen.

Stap 3: de materialen regelen

Voor het toernooi zelf heb je flink wat materiaal nodig. vlaggen, pilonnen, tenues, fluitjes, eten, drinken, de lijst gaat maar door. En dan hebben we het nog maar over de basiszaken. Want wat dacht je van de sportprijzen? Niet iets waarvoor je even naar de supermarkt gaat. En ga je sportbekers of medailles bestellen? Kies een leverancier altijd op basis van betrouwbaarheid en het aanbod. Een groot aanbod en een leverancier met eigen productiemogelijkheden heeft altijd de voorkeur. Meestal zijn de sportprijzen die je kunt bestellen dan nog goedkoper ook.

Stap 4: verzekeringen

Het minste dat je nodig hebt is een goede publieke aansprakelijkheidsverzekering. Het ongeluk zit in een klein hoekje en met veel deelnemers is er altijd een risico op blessures of andere verwondingen. Wanneer je de verzekering niet hebt geregeld loop je het risico op een fikse schadeclaim, mocht het onverhoopt mis gaan. Je kunt ook andere zaken verzekeren wanneer je daar behoefte aan hebt. Wanneer je een dure gouden beker hebt gekocht kan het zinvol zijn om te kijken of je deze kunt verzekeren tegen schade of diefstal.

Stap 5: Veiligheid waarborgen

Zorg er altijd voor dat je evenement voldoet aan de heersende gezondheids- en veiligheidsnormen. Ook dit met het oog op eventuele claims en blessures bij sporters of toeschouwers.

Stap 6: vrijwilligers of personeel regelen

Een evenement organiseren doe je niet alleen. Daar heb je een heel team voor nodig. Mensen op het veld die alles klaarzetten, mensen die de administratie regelen. Iemand die de sportbekers of medailles koopt. Scheidsrechters, kantinepersoneel, noem maar op. Zorg voor een goed team en een fijne omgeving zodat mensen met enthousiasme en plezier aan de gang gaan.